Опыт FeatureBan. Как я впервые его провёл и всё получилось

Всем привет! Меня зовут Андрей Маркин, и это мой первый опыт написания статьи. Подложив соломку, думаю, можно перейти к части, где я пытаюсь объяснить, на фига нам еще одна статья про FeatureBan, которому уже 10 лет. Неужели кто-то еще чего-то о нем не знает? Об игре мы знаем всё что надо, материалов для этого полно (они будут ниже). Однако я хочу поделиться с вами опытом подготовки к игре с точки зрения совсем юного менеджера, который слишком сильно хочет сделать работу хорошо.

По итогу прочтения статьи вы:

1. Узнаете как подготовиться к проведению игры.
2. Получите готовые материалы для фасилитации игры, а так же лекционный материал.
3. Сможете сами вдумчиво и качественно провести игру в своих командах.

Предисловие

История создания

Волею судеб недавно я стал выполнять роль Деливери менеджера.

Во вверенных мне командах наблюдался стандартный набор проблем: непредсказуемое время поставки, неудовлетворительный с точки зрения заказчиков Lead Time, регулярные переработки и влёты со срочными задачами из-за упомянутой непредсказуемости.

В поисках решения и относительно быстрых побед решил начать с внедрения инструментов канбан-метода, в частности WIP-лимитов. Но как лучше внедрить лимиты? Просто рекомендовать использовать их? Провести лекцию о пользе ограничения параллельной работы? Приказом сверху внедрить лимиты и жестко бить по пальцам линейкой в случае нарушения, пока не привыкнут? Я хотел сделать так, чтобы команды использовали инструмент осознанно и не забили на него при первом удобном случае.

После пары дней поисков коллеги порекомендовали обратить мой взор на FeatureBan как быстрый и понятный способ подготовить команды к изменениям. Но я ничего не знал про него и никогда сам не играл. Для начала я решил почитать все доступные материалы об игре:

1. Оригинальная презентация от Майка
2. Инструкция фасилитатора от Игоря Филипьева и Евгения Степченко
3. Статья Артема Глазкова
4. Рекомендация Игоря по замене монеток на игральные карты
5. Запись игры от Игоря
6. Запись игры от Майка

Прочитал/просмотрел всё, поиграл сам с собой через онлайн-версию игры — четыре аккаунта в двух разных браузерах, никогда я не был так близок к одиночеству :) Выписал наблюдения и понял: хоть общая картинка и вырисовывается, всё равно остаются слепые пятна. Мне предстояло провести офлайн-игру для 50+ человек, и все должно было быть идеально, без сучка и задоринки! А я не чувствовал уверенности, не знал, как завершить игру, что рассказать для закрепления материала.

Решив есть слона по кусочкам, для начала я написал пошаговую инструкцию для игроков и фасилитаторов. С таймингами, примерами фраз для сопровождения, примерами вопросов, шаблонами документов для офлайн-игры. Здесь отдельное спасибо хочется сказать Жене Степченко, который принял активное участие в дополнении гайда своим опытом и насмотренностью.

Итак, инструкция готова и проверена опытным коллегой, что дальше? А дальше надо понять, чем сопроводить игру. Хочется дать какое-то напутствие или мини-лекцию для закрепления материала.

Тут было проще, так как у меня за плечами был опыт KSD + KSI. Поэтому я добавил в лекцию следующие материалы:

• Краткий рассказ про практики канбан-метода, которые участники изучают в процессе игры
• Рассказ про системный взгляд на работу команды и то, как бесконтрольное взятие задач в работу приводит к коллапсу
• Разбор, как использовать графики CFD (Cumulative Flow Diagram) и спектральную диаграмму распределения времени выполнения (гистограмму времени выполнения)
• Бонус — мини-сценка о вреде 100-процентной загрузки ресурса

Отлично! MVP готов, пора тестить на проде. Взял команду знакомых и протестировал на них игру. Все прошло идеально: я знал, что делать, был уверен в своих дальнейших шагах и ловко отвечал на все вопросы. Лекционный материал в конце, сначала казавшийся душным, был воспринят на ура. Ребята поделились обратной связью и дали пару рекомендаций, где стоит поправить повествование.

Вот пара отзывов:

Не думала, что игра в работу будет столь весела)
Очень круто, что в такой легкой форме можно пощупать планирование. Познать силу командной работы и инструментов. Понравилось, что опыт игры хорошо коррелируется с работой и его можно переложить в реальность.

Игра классная, поначалу думал, что будет нудно и неинтересно, а в итоге затянуло и не хотелось прекращать.
Кажется, один из основных поинтов, который демонстрирует игра, это недостаточно выполнять только свои задачи, чтобы быстро достигать своих и командных целей. Нужно взаимодействовать и помогать друг другу, тогда работа идёт намного быстрее. В противном случае, когда "Пусть каждый выполняет свою работу", мы получаем мусорку из задач, которую будем долго разбирать.

Крутая и полезная активность, Андрею респект! Развивает командное взаимодействие, выстраивать планирование работ (в зависимости от внешних факторов), формирует понимание метрик работы команды. В одном моменте нужно подправить формат повествования (чтобы соотносилось с демонстрацией), это обсудили на встрече.

В итоге родился большой гайд фасилитатора — с пошаговой инструкцией, вариантами кастомизации и лекционными материалами. Кажется, такого материала на просторах интернета еще нет, а значит, хочется верить, что он будет полезен.

Кому будет полезно

Всем тем, кто осознанно и вдумчиво хочет подготовить почву для старта внедрения практик канбан-метода (в частности, практики «перестаньте начинать, начните заканчивать»).

Пара предостережений

Сразу хочу заметить, что игру рекомендую проводить тем, кто проходил обучение KSD или имеет опыт применения канбан-метода. Важно грамотно провести обсуждение, уметь ответить на вопросы и развеять типичные сомнения. Если нет возможности пройти KSD, а игру надо провести, то заранее вдумчиво почитайте руководство по канбану.

Также настоятельно не рекомендуется проводить игру просто так, «чтобы было». Игра — инструмент или даже один из шагов, который помогает запустить изменения в команде и подготовить почву для осознанного и вдумчивого внедрения канбан-практик в общем и WIP-лимитов в частности.

Если вы будете проводить эти игры без должной подготовки и запроса, то рискуете:

• Создать стойкое отторжение к канбан-методу и его инструментам у команды
• Не раскрыть ценность практики «перестаньте начинать, начните заканчивать»
• Создать ситуацию, в которой любые изменения будут идти с очень сильным скрипом и сопротивлением

Об игре

Чем игра полезна команде?

1. Знакомит с практиками канбан-метода
2. Объясняет, как можно с помощью ограничений увеличить скорость поставки
3. Демонстрирует, как работает закон Литтла
4. Дает понимание, что лучше сначала научится заканчивать задачи, а потом брать новые
5. Показывает, как работает командный подход в Kanban и как выстраивание системы приводит к самоорганизации команд
6. Позволяет понять, почему выстраивание ровного потока повышает производительность системы без необходимости прибегать к микроменеджменту
7. Объясняет основные метрики потока: WIP, пропускная способность и распределение времени выполнения. И какие выводы из них можно сделать
8. Рассказывает, что такое Cumulative Flow Diagram и Spectral Diagram, как они строятся
9. Учит на основании этих графиков понимать состояние системы и определять время поставк

Материалы

Все материалы по игре вы можете найти в этом файле: https://disk.yandex.ru/i/aR9WTCPNuzzi1A
Пользуйтесь, адаптируйте под себя, делитесь с комьюнити 🙂

Мои наблюдения по игре

1. Игра — инструмент для запуска вдумчивых изменений. Не проводите игру просто так. Иначе рискуете потратить 2—3 часа без какого-либо эффекта для команды.
2. Обратите внимание на то, как вы ведёте игру. Тут мне помог опыт ведения игр в D&D (Dungeons and Dragons). Вы должны быть одновременно хорошим оратором, экспертом, фасилитатором и тамадой. Важно находить баланс в этих четырех аспектах.
3. При дебрифах очень легко свести всё к обсуждению влияния на бизнес и производственные метрики. Это, несомненно, важные вещи. Однако не стоит списывать со счетов эмоциональный аспект. Как влияет на людей тот факт, что они постоянно берут новую работу? Почему они это делают? Как люди себя ощущают, когда каждый понедельник приходят и видят один и тот же скоуп работ? Как люди себя чувствуют и как поступают, если не видят результата своей работы?
4. Игра очень хорошо демонстрирует, что внедрение WIP-лимитов:

• требует времени, чтобы появилось явное влияние на производственные метрики;
• влияет на пропускную способность в небольшом объеме, но позволяет сбалансировать спрос к команде и возможности (предложение) команды.

5. Игроки будут говорить вам, что в реальной жизни так не работает. Бывают влёты со срочными задачами, задачи с фиксированной датой поставки, глупые решения «эффективных менеджеров» и так далее. Все так, но принцип, лежащий в основе игры, един для всех систем вне зависимости от комплексности. Неважно, как и где мы работаем: бесконтрольный и бездумный старт всё новых и новых работ всегда приводит к коллапсу.
6. Игра отлично подходит именно для командного уровня — в отличие от GetKanban, который обозревает управление работой уже на менеджерском уровне. Но моя практика показала, что связка FeatureBan + GetKanban закрывает 95% вопросов команд и позволяет подготовить отличную почву для внедрения изменений. Тогда как только FeatureBan может оставить после себя скепсис и вопросы из-за упрощённости модели игры.
7. Я заметил, что люди в командах и лиды крайне редко задумываются о том, как разные параметры/части/элементы производственной системы взаимодействуют и влияют друг на друга. Как вечные "срочные задачи" влияют на Lead Time, как бесконтрольный набор задач в работу влияет на блокировки и время простоя и так далее. Игра вкупе с лекцией про системный взгляд на работу команды очень отрезвляет и заставляет думать. А если добавить щепотку ТОС (теории ограничения систем) и демонстрацию того, что такое бесконтрольный рост работы с точки зрения бизнеса и чем чревата работа всех элементов системы на 100%, — тут у команд открываются все чакры :)

Итоги

Я смог успешно провести офлайн-игру для 50+ человек и, судя по отзывам, большинство участников не только хорошо провели время, но и узнали новое для себя. Игра была относительно недавно, поэтому результатов на цифрах пока нет. Тем не менее я заметил следующие изменения:

1. У команд поменялся стиль проведения дейликов и появился фокус на завершении работы
2. Участники команды стали общаться друг с другом и решать вопросы совместно
3. Теперь руководители обращают внимание на метрики и принимают решения на их основе
4. Команды ограничили объём незавершённой работы и обращают внимание на простои

Заключение

Если свести всё описанное выше в короткий список рекомендаций, то получится следующее:

1. Посмотрите записи того как ведут игру другие, насмотренность крайне важна.
2. Проведите игру сами для себя или для друзей хотя бы 1-2 раза. Так вы поймете механику – это добавит уверенности
3. Убедитесь что понимаете что такое канбан-метод, какие практики рассматривает игра и как о них рассказывать
4. Вооружитесь материалами для фасилитатора и организуйте первую игру с командой.
5. Избегайте карго-культа, адаптируйте инструменты под нужды команды, а не команду под инструменты.
6. После игры обязательно соберите обратную связь с игроков. Проанализируйте и подумайте за счёт чего можно улучшить следующую игру. Все получится!

Благодарности

Хочу сказать спасибо всем, кто помогал сделать этот материал и мотивировал на написание статьи:

• Жене Степченко.
• Мише Мартынову.
• Диме Кирьянову.
• Роме Карчан.